העלות:
בכל הנושא של הפקת אירועים או הפקת אירועים עסקיים אנשים נוטים להניח כי תכנון אירוע לבד באופן עצמאי ללא סיוע יצא להם יותר זול. אמנם שירותי הפקת אירועים הם לא בחינם, אבל יש דברים נוספים שצריך לקחת בחשבון מלבד ההוצאה הראשונית הזו. מפיק אירועים הוא בעל יחסי עבודה עם מקומות וספקים, כך יכול לקבל הנחות ותמחור מיוחד שלא זמין לציבור הרחב. למתכנן אירוע מקצועי יש גם את הניסיון והידע באילו תחומים ניתן ואפשר לקצץ בעלויות (ובכל התחומים שבהם לא ניתן), ולכן יהיה מועיל בחיסכון ללקוח.
ידע וניסיון:
כמו גם הידע הרב על הלוגיסטיקה של תכנון אירוע, למתכנן אירוע מקצועי יש רשת גדולה של ספקים איתם עובד, ואילו בתכנון עצמאי ללא שירותי הפקה המתכנן צפוי להיאבק בכדי למצוא רק את הספק הנכון והמתאים עבור הדרישות שלו. בנוסף, מתכנן מקצועי יודע מהם התחומים בהם יש סיכון גבוה יותר להשתבשות ויודע כיצד למנוע זאת. מתכנן אירוע מנוסה יקח את כל כאבי הראש שמגיעים עם ארגון האירוע הגדול, ומותיר את הלקוחות והאורחים את האפשרות ליהנות. גם אם למארגן עצמאי אין בעיות מרכזיות באירוע, עדיין יש דאגה מרחפת ממה שעלול לקרות במקום סתם ליהנות מהאירוע.
זמן:
עד מועד האירוע, יש כל כך הרבה דברים שצריך להסדיר, לאשר ולבדוק. מתכנן אירוע מקצועי יוקדש לעשות בדיוק את זה. מארגן אירוע עצמאי ללא סיוע מתקשה למצוא את הזמן המתאים לשלבי התכנון סביב חיי היום-יום, עבודה ומשפחה.
לסיכום, אין ספק שמדובר ביתרון גדול כאשר לוקחים מפיק להפקת אירוע כגון יום המשפחה. כפי שתואר לעיל- זה חוסך הרבה מאוד זמן וכאבי ראש מיותרים.
